Un restaurateur d’œuvres d’art peut compléter la fiche d’entretien, ou l’artiste lui-même en collaboration avec un restaurateur.

S’il s’agit d’une nouvelle œuvre, la fiche doit être révisée après l’installation. Elle doit prendre en compte toute modification survenue depuis le concept.

La fiche doit être jointe au dossier de l’œuvre.

Élaborée spécifiquement pour chaque œuvre, la fiche d’entretien doit identifier clairement l’œuvre à l’aide d’une photo d’ensemble qui permet de bien la reconnaître. Elle doit aussi contenir toutes les renseignements sur les procédures d’entretien validées, soit :

• le type d’interventions à effectuer régulièrement, comme le dépoussiérage et le dégraissage
• pour chaque type d’intervention, la méthode, la fréquence, l’équipement requis, la ou les personnes responsables (personnel de la municipalité, restaurateur, ingénieur ou autres), les consignes de santé et de sécurité, les fournisseurs des produits suggérés
• les points à surveiller lors des examens annuels ou réguliers
• les procédures à suivre pour éliminer les graffitis, s’il y a lieu et si possible.

En plus d’indiquer les matériaux et les techniques utilisés par l’artiste, chaque fiche tient compte de l’environnement de l’œuvre. Celui-ci a une incidence importante sur les matériaux. Deux œuvres identiques peuvent réagir et vieillir différemment selon l’environnement où elles se trouvent.

Noter qu’un équipement approprié pour une intervention, mais utilisé sans consignes adéquates, peut changer l’apparence de l’œuvre ou l’endommager. Cela peut aussi décourager les utilisateurs de l’équipement.

Un modèle de registre d’entretien est en préparation et sera déposé dans la Boîte à outils (PDF).